IL SOFTWARE PER LA COMPILAZIONE DELLE SCHEDE ANTIRICICLAGGIO

Il flusso dell’adeguata verifica si può sintetizzare in 4 fasi: la valutazione del rischio, l’esame di verifica, la conservazione e segnalazione delle operazioni sospette.

La valutazione del rischio si può sintetizzare in 4 operazioni:

• Identificare e verificare l’identità del cliente
• Identificare e verificare l’identità del titolare effettivo
• Acquisire informazioni sullo stato della natura della prestazione professionale richiesta
• Tenere aggiornati i dati del cliente e conservarli sotto controllo della sua operatività in base al rischio

L’obbligo di adeguata verificata è espletato esclusivamente nei confronti del cliente che conferisce l’incarico per l’esecuzione della prestazione professionale.

Qualora il conferimento dell’incarico provenga congiuntamente da più clienti, gli obblighi antiriciclaggio devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi.

Qualora siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, anche del medesimo studio, ciascuno deve procedere ai propri obblighi antiriciclaggio.

Il professionista a cui è stato conferito l’incarico è il responsabile del rapporto e degli obblighi antiriciclaggio.

Il professionista si può avvalere di dipendenti/collaboratori dello Studio per poter esercitare gli adempimenti amministrativi inerenti all’identificazione. All’interno della scheda, si potrà rendere nota l’informazione di chi ha raccolto le informazioni per l’identificazione, pur restando responsabile del rapporto i/il professionisti/a incaricati/o e, ove nominato, il RIA sarà responsabile delle segnalazioni SOS all’AIF.

Qualora un professionista abilitato eserciti la propria attività all’interno di una società o di uno studio professionale – e non sia uno degli associati – alle dirette dipendenze del management o del titolare dello studio, qualificandosi come un collaboratore, eseguendo solo gli incarichi che gli vengono affidati dalla direzione, non è tenuto autonomamente all’adempimento degli obblighi antiriciclaggio. In tal caso, il mandato viene conferito dal cliente alla società o al titolare dello studio, su cui gravano gli obblighi di ADV e conservazione, mentre resta a carico del professionista in via autonoma, l’obbligo di segnalare eventuali operazioni sospette.

Lo studio professionale ha la facoltà di nominare un Responsabile Incaricato Antiriciclaggio (RIA), diverso dal professionista, che risulterebbe essere unico responsabile del vaglio delle segnalazioni interne ricevute, dell’inoltro all’AIF o dell’archiviazione delle segnalazioni.

Resta inteso che, qualora il Responsabile Incaricato Antiriciclaggio svolga la predetta attività di verifica, l’espletamento degli obblighi di AVC ricade sotto la responsabilità esclusiva del soggetto designato.

Si può sintetizzare che il RIA, ai sensi della legge, svolge le seguenti funzioni:

• riceve le segnalazioni interne;
• svolge attività di approfondimento sulle segnalazioni ricevute;
• trasmette all’Agenzia le segnalazioni ricevute qualora le condivida sulla base dell’insieme degli elementi a sua disposizione, anche desumibili da altre fonti;
• Il RIA non consente l’accesso ai propri archivi alle persone non autorizzate ed è responsabile della riservatezza dei documenti acquisiti e delle segnalazioni ricevute.

Nel caso del cliente persona fisica, la presenza del titolare è opportuno. Si può trattare nei casi in cui il cliente agisce per mezzo di un altro soggetto (ad esempio cliente minore, incapace, interdetto ecc.). In questo caso il cliente è l’esempio della prestazione è indicato nella scheda che non è così per conto del delegante.

Nel caso di una persona giuridica, il cliente agisce sempre per il tramite di una persona fisica (ad esempio amministratore, procuratore, rappresentante legale ecc.). Il titolare effettivo è sempre presente, pertanto è necessario provvedere all’identificazione dello stesso.

Per natura dell’operazione si intende la tipologia di prestazione che il cliente richiede al professionista (es. consulenza). Per scopo dell’operazione si intende la finalità che vuole perseguire il cliente tramite la prestazione del professionista.

Per finalità di costituzione si intende ciò che il cliente dichiara di essere (sede dell’attività, mercato destinatario, flussi finanziari etc.) Nell’analisi degli scopi perseguiti si dovrebbe rilevare la coerenza/incoerenza tra forma giuridica, attività svolta, mercato di riferimento e flussi finanziari (ad es. si rileva incoerenza quando i costi maggiori non hanno nulla a che vedere con l’attività prevalente).

E’ la persona fisica che occupa o ha cessato di occupare da meno di 12 mesi importanti cariche pubbliche, nonchè i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami.